Introducción a los sistemas de clasificación
Los sistemas de clasificación y ordenación son fundamentales para una gestión documental eficiente. Permiten organizar la documentación de manera lógica y coherente, facilitando su localización, recuperación y uso.
Importancia de la clasificación: Un sistema de clasificación adecuado puede reducir hasta en un 50% el tiempo dedicado a la búsqueda de documentos y aumentar significativamente la productividad en entornos administrativos.
La clasificación documental consiste en agrupar los documentos siguiendo un criterio establecido, mientras que la ordenación determina la secuencia en que se disponen los documentos dentro de cada grupo. Ambos procesos son complementarios y esenciales para una gestión documental efectiva.
- Proporcionar una estructura lógica al fondo documental
- Facilitar la identificación de los documentos
- Establecer vínculos entre documentos relacionados
- Permitir la recuperación eficiente de la información
- Determinar los plazos de conservación
- Facilitar la transferencia entre archivos
- Volumen documental de la organización
- Estructura organizativa y funcional
- Tipos de documentos gestionados
- Frecuencia de consulta y uso
- Recursos disponibles (espacio, personal, tecnología)
- Requisitos legales y normativos
- Necesidades específicas de los usuarios
Proceso de implementación de un sistema de clasificación
1
Análisis previo
Estudio de la organización, sus funciones, actividades y tipos documentales
2
Diseño del sistema
Definición de criterios, categorías y niveles de clasificación
3
Elaboración del cuadro
Creación del cuadro de clasificación con su estructura jerárquica
4
Implementación
Aplicación del sistema a los documentos existentes y nuevos
5
Formación
Capacitación del personal en el uso del sistema
6
Evaluación y mejora
Revisión periódica y actualización del sistema
Sistemas de clasificación documental
Existen diversos sistemas de clasificación documental, cada uno con sus ventajas e inconvenientes. La elección del sistema adecuado dependerá de las necesidades específicas de cada organización, el tipo de documentación y los objetivos de gestión documental.
El sistema orgánico clasifica los documentos según la estructura organizativa de la entidad, agrupando los documentos por departamentos, divisiones o unidades administrativas.
Ventajas:
- Fácil de implementar y comprender
- Refleja la estructura de la organización
- Permite identificar rápidamente la unidad productora
- Facilita la asignación de responsabilidades
Inconvenientes:
- Vulnerable a cambios organizativos
- Dificultad para clasificar documentos que afectan a varias unidades
- Puede generar duplicidades
- No refleja necesariamente las funciones
Ejemplo: Una empresa podría clasificar sus documentos por departamentos: Dirección General, Recursos Humanos, Finanzas, Marketing, Producción, etc.
El sistema funcional clasifica los documentos según las funciones y actividades que desarrolla la organización, independientemente de la unidad administrativa que las realice.
Ventajas:
- Mayor estabilidad frente a cambios organizativos
- Refleja mejor los procesos de trabajo
- Facilita la identificación de series documentales
- Permite una mejor gestión del ciclo vital
Inconvenientes:
- Mayor complejidad en su diseño e implementación
- Requiere un análisis detallado de funciones
- Puede resultar menos intuitivo para los usuarios
- Necesita mayor formación del personal
Ejemplo: Una administración pública podría clasificar sus documentos por funciones como: Gestión de personal, Gestión económica, Contratación, Patrimonio, etc.
El sistema por materias clasifica los documentos según el contenido temático o asunto de los mismos, independientemente de su origen o función.
Ventajas:
- Facilita la recuperación por temas
- Útil para colecciones documentales heterogéneas
- Permite agrupar documentos relacionados temáticamente
- Intuitivo para usuarios no especializados
Inconvenientes:
- Subjetividad en la asignación de materias
- Dificultad para establecer categorías precisas
- Puede romper el principio de procedencia
- Tendencia a la dispersión de documentos relacionados
Ejemplo: Una biblioteca podría clasificar sus documentos por temas como: Ciencias, Historia, Literatura, Arte, Tecnología, etc.
El sistema geográfico clasifica los documentos según criterios territoriales o de ubicación geográfica.
Ventajas:
- Ideal para organizaciones con estructura territorial
- Facilita la gestión descentralizada
- Permite análisis comparativos por zonas
- Criterio objetivo y estable
Inconvenientes:
- Limitado para organizaciones sin base territorial
- Puede separar documentos relacionados funcionalmente
- Dificultad ante cambios en divisiones territoriales
- Generalmente requiere combinarse con otros sistemas
Ejemplo: Una cadena comercial podría clasificar sus documentos por regiones: Norte, Sur, Este, Oeste, o por países, provincias o ciudades.
El sistema cronológico clasifica los documentos según su fecha de creación, recepción o tramitación.
Ventajas:
- Criterio objetivo y preciso
- Fácil implementación
- Permite seguir la evolución temporal
- Facilita la aplicación de plazos de conservación
Inconvenientes:
- No refleja relaciones entre documentos
- Dificultad para recuperar por contenido
- Poco útil como único criterio de clasificación
- Requiere conocer la fecha para recuperar documentos
Ejemplo: Un archivo histórico podría clasificar sus documentos por siglos, décadas o años específicos.
En la práctica, muchas organizaciones implementan sistemas mixtos que combinan diferentes criterios de clasificación para adaptarse mejor a sus necesidades específicas.
Combinaciones habituales:
- Orgánico-funcional: Combina la estructura organizativa con las funciones desarrolladas.
- Funcional-cronológico: Clasifica por funciones y dentro de cada función, por fecha.
- Geográfico-temático: Primero por ubicación geográfica y luego por materias.
- Alfanumérico: Combina letras y números para crear códigos de clasificación.
La tendencia actual es hacia sistemas flexibles que puedan adaptarse a diferentes necesidades de búsqueda y recuperación, especialmente en entornos digitales donde es posible asignar múltiples criterios de clasificación a un mismo documento.
Sistemas de ordenación documental
La ordenación documental establece la secuencia en que se disponen los documentos dentro de cada grupo o categoría de clasificación. Mientras que la clasificación determina los grupos en que se organizan los documentos, la ordenación establece cómo se disponen dentro de cada grupo.
Diferencia entre clasificación y ordenación
La clasificación responde a la pregunta ¿dónde se coloca este documento? mientras que la ordenación responde a ¿en qué posición dentro del grupo?
Dispone los documentos siguiendo el orden del abecedario, tomando como referencia un elemento significativo como el nombre, apellido, asunto o título.
Variantes:
- Onomástica: Por nombres de personas (apellidos y nombre)
- Topográfica: Por nombres de lugares
- Por materias: Por términos que representan el contenido
Ventajas:
- Intuitiva y fácil de aplicar
- Precisa para búsquedas directas
- Ampliamente conocida
Inconvenientes:
- Problemas con homónimos
- Dificultad con nombres compuestos
- Requiere normalización
Ejemplo: Expedientes de personal ordenados por apellidos y nombre: Álvarez, García, López, Martínez, Rodríguez...
Dispone los documentos según su fecha de creación, recepción o tramitación, pudiendo seguir un orden ascendente (del más antiguo al más reciente) o descendente (del más reciente al más antiguo).
Criterios de ordenación:
- Año-mes-día: Ordenación por año completo
- Día-mes-año: Ordenación por día dentro del mes
- Ascendente/Descendente: Según necesidades de consulta
Ventajas:
- Objetiva y precisa
- Refleja secuencia temporal
- Facilita seguimiento de asuntos
Inconvenientes:
- Requiere conocer la fecha
- No agrupa por contenido
- Posibles formatos de fecha
Ejemplo: Facturas ordenadas por fecha de emisión: 01/01/2023, 15/01/2023, 02/02/2023...
Dispone los documentos según un número asignado, que puede ser correlativo o corresponder a algún código preestablecido como número de expediente, factura o registro.
Tipos de numeración:
- Simple: Números correlativos (1, 2, 3...)
- Compuesta: Combinación de números y otros elementos (2023/001)
- Registro único: Un solo registro para toda la organización
- Registros múltiples: Diferentes series numéricas según tipo o departamento
Ventajas:
- Precisa y sin ambigüedades
- Fácil de automatizar
- Permite identificación única
Inconvenientes:
- No aporta información sobre contenido
- Requiere registros auxiliares
- Problemas si hay errores de numeración
Ejemplo: Expedientes numerados: EXP-2023-001, EXP-2023-002, EXP-2023-003...
Combina dos o más criterios de ordenación para conseguir una organización más precisa y adaptada a las necesidades específicas.
Combinaciones habituales:
- Alfanumérica: Combina letras y números
- Cronológica-alfabética: Primero por fecha y luego por nombre
- Alfabética-cronológica: Primero por nombre y luego por fecha
- Geográfica-alfabética: Primero por lugar y luego por nombre
Ventajas:
- Mayor precisión
- Adaptable a necesidades específicas
- Facilita recuperación por múltiples criterios
Inconvenientes:
- Mayor complejidad
- Requiere formación específica
- Posibles inconsistencias en aplicación
Ejemplo: Expedientes de clientes ordenados primero por provincia (Madrid, Barcelona...) y dentro de cada provincia por apellido (Álvarez, García...).
- Tipo de documentos: Cada tipo puede requerir un sistema diferente
- Volumen documental: Para grandes volúmenes, sistemas más precisos
- Frecuencia de consulta: Para consultas frecuentes, sistemas más intuitivos
- Criterios de búsqueda habituales: Adaptar a cómo buscan los usuarios
- Recursos disponibles: Personal, espacio, tecnología
- Normativa aplicable: Requisitos legales o procedimentales
- Integración con sistemas existentes: Compatibilidad
- Posibilidades de crecimiento: Escalabilidad del sistema
Importante: Una vez elegido un sistema de ordenación, debe aplicarse de manera consistente y documentarse adecuadamente para garantizar su correcta aplicación por todos los usuarios del archivo.
La elección del sistema de clasificación y ordenación más adecuado depende de diversos factores. Una selección acertada garantiza la eficiencia en la gestión documental y optimiza los recursos de la organización.
-
Estructura organizativa
La estructura jerárquica y funcional de la organización puede determinar si es más adecuado un sistema orgánico o funcional.
-
Cultura organizacional
Los hábitos y prácticas de trabajo influyen en la aceptación y uso efectivo del sistema elegido.
-
Tamaño de la organización
Organizaciones grandes pueden requerir sistemas más complejos y estructurados que las pequeñas.
-
Dispersión geográfica
Entidades con múltiples sedes pueden beneficiarse de sistemas con criterios geográficos.
-
Volumen documental
La cantidad de documentos a gestionar influye en la complejidad del sistema necesario.
-
Tipología documental
Los diferentes tipos de documentos pueden requerir sistemas de clasificación específicos.
-
Frecuencia de uso
Documentos de consulta frecuente requieren sistemas que prioricen la rapidez de acceso.
-
Ciclo vital
La fase del ciclo vital en que se encuentran los documentos determina diferentes necesidades de clasificación.
-
Perfil de usuarios
Las capacidades y conocimientos de los usuarios influyen en la complejidad del sistema a implementar.
-
Patrones de búsqueda
Cómo buscan los usuarios la información determina qué criterios de clasificación son más útiles.
-
Formación disponible
La posibilidad de formar al personal condiciona la complejidad del sistema a implementar.
-
Resistencia al cambio
La predisposición de los usuarios a adoptar nuevos sistemas debe considerarse en la implementación.
-
Infraestructura tecnológica
Las herramientas y sistemas disponibles condicionan las posibilidades de implementación.
-
Requisitos legales
Normativas específicas pueden exigir determinados criterios de clasificación y conservación.
-
Seguridad y confidencialidad
Los niveles de acceso y protección requeridos influyen en la estructura de clasificación.
-
Escalabilidad
La capacidad del sistema para crecer y adaptarse a futuras necesidades es crucial para su sostenibilidad.
Recomendaciones para la selección
- Realizar un análisis previo de necesidades y recursos disponibles
- Consultar a los usuarios finales durante el proceso de diseño
- Considerar la implementación de sistemas mixtos que combinen diferentes criterios
- Establecer procedimientos claros y documentados
- Planificar la formación de los usuarios
- Prever mecanismos de evaluación y mejora continua
- Asegurar la compatibilidad con sistemas existentes
Una herramienta útil para la selección del sistema más adecuado es la matriz de decisión, que permite evaluar diferentes opciones según criterios ponderados:
| Criterios |
Peso |
Sistema Orgánico |
Sistema Funcional |
Sistema por Materias |
| Facilidad de implementación |
20% |
5 |
3 |
4 |
| Estabilidad a largo plazo |
25% |
2 |
5 |
3 |
| Facilidad de recuperación |
30% |
3 |
4 |
5 |
| Coste de mantenimiento |
15% |
4 |
3 |
3 |
| Adaptabilidad |
10% |
2 |
4 |
4 |
| Puntuación total |
100% |
3.2 |
3.9 |
3.95 |
Nota: Las puntuaciones van de 1 (peor) a 5 (mejor). La puntuación total es la suma ponderada de cada criterio.