MF0978_2: Gestión de Archivos
La organización y archivo de la documentación es fundamental en cualquier entorno empresarial. Una gestión documental eficiente permite optimizar los procesos de trabajo, facilitar la toma de decisiones y cumplir con los requisitos legales y normativos.
La gestión documental abarca todas las actividades relacionadas con la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, independientemente de su formato o soporte. En la actualidad, las organizaciones manejan tanto documentación física como electrónica, lo que requiere sistemas de gestión integrados.
Para comprender adecuadamente la gestión documental, es necesario familiarizarse con los conceptos fundamentales que constituyen la base de la archivística y la organización de documentos.
Un documento es cualquier soporte que contiene información de cualquier fecha, forma y soporte material, producida o recibida por cualquier persona física o jurídica, pública o privada, en el desarrollo de su actividad.
Los documentos pueden clasificarse según diferentes criterios:
Un expediente es el conjunto ordenado de documentos generados por una organización o recibidos por ella, en la resolución administrativa de un mismo asunto. Constituye la unidad documental compuesta básica en la organización archivística.
Características principales de un expediente:
El término archivo tiene tres acepciones principales:
Los archivos pueden clasificarse según diferentes criterios:
| Criterio | Tipos |
|---|---|
| Por su titularidad | Públicos, privados |
| Por su ámbito geográfico | Nacionales, autonómicos, provinciales, municipales |
| Por su contenido | Administrativos, históricos, clínicos, judiciales, etc. |
| Por su ciclo vital | De oficina o gestión, central, intermedio, histórico |
Los principios archivísticos son las bases teóricas y conceptuales que rigen la organización y tratamiento de los documentos de archivo. Los principales son:
Establece que los documentos producidos por una institución o persona no deben mezclarse con los de otros. Los fondos documentales deben mantener su individualidad.
Los documentos deben mantener el orden que les dio la oficina productora, respetando la organización y secuencia originales.
Los documentos atraviesan diferentes etapas desde su creación hasta su disposición final (conservación permanente o eliminación), pasando por fases de actividad, semiactividad e inactividad.
Los archivos deben ser accesibles para su consulta, respetando las restricciones legales y de confidencialidad que correspondan.
La organización documental implica la clasificación, ordenación y descripción de los documentos para facilitar su localización y recuperación. Un sistema de organización documental eficiente debe permitir encontrar rápidamente cualquier documento cuando se necesite.
La clasificación es el proceso mediante el cual se identifican y establecen las series documentales que componen cada agrupación documental de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad.
La ordenación es la operación que consiste en unir los documentos de cada serie documental relacionando unos con otros de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso.
La descripción consiste en elaborar instrumentos de consulta que faciliten el conocimiento y consulta de los fondos documentales. Permite la identificación, localización y recuperación de los documentos.
El cuadro de clasificación es el instrumento técnico que refleja la estructura jerárquica y lógica de un fondo documental. Es la columna vertebral de la organización archivística.
Los sistemas de archivo son los métodos y herramientas utilizados para organizar, almacenar y recuperar la documentación. La elección del sistema adecuado depende del volumen documental, frecuencia de consulta, recursos disponibles y necesidades específicas de la organización.
Los sistemas de archivo tradicionales se basan en el almacenamiento físico de documentos en papel u otros soportes materiales.
Los sistemas de gestión documental electrónicos (SGDE) permiten capturar, almacenar, gestionar y recuperar documentos digitales.
El ciclo vital de los documentos establece diferentes fases o etapas por las que atraviesan los documentos desde su creación hasta su disposición final. Este concepto es fundamental para la gestión documental y determina el tipo de archivo donde deben conservarse los documentos.
| Fase | Tipo de archivo | Características | Ubicación habitual |
|---|---|---|---|
| Activa | Archivo de oficina o gestión | Documentos de uso frecuente, consulta continua | Oficinas productoras |
| Semiactiva | Archivo central o intermedio | Documentos de consulta ocasional, valor administrativo | Depósitos centralizados |
| Inactiva | Archivo histórico | Documentos de valor histórico, cultural o científico | Archivos históricos |
La gestión documental está regulada por diversas normativas y leyes que establecen los requisitos para la creación, mantenimiento y conservación de documentos. El cumplimiento de estas normativas es esencial para garantizar la validez legal de los documentos y proteger la información sensible.
Procedimiento Administrativo Común y Régimen Jurídico del Sector Público. Establecen el marco para la administración electrónica y la gestión documental en el ámbito público.
Patrimonio Histórico Español. Regula la protección y conservación del patrimonio documental.
Esquema Nacional de Interoperabilidad. Establece los criterios y recomendaciones para la interoperabilidad en la administración electrónica.
Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Regula el tratamiento de datos personales en documentos.
Información y documentación - Gestión de documentos. Establece los principios generales de la gestión documental.
Sistemas de gestión para los documentos. Define los fundamentos y vocabulario para la implementación de sistemas de gestión documental.
Metadatos para la gestión de documentos. Establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos.
Requisitos modelo para la gestión de documentos electrónicos. Especificación europea para sistemas de gestión documental.