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Fecha: _______________
Nota para el alumno: Este cuaderno contiene ejercicios pr谩cticos basados en el libro de EDITORIAL CEP para el m贸dulo formativo MF0978_2. Completa los ejercicios para reforzar tus conocimientos sobre organizaci贸n y archivo de documentaci贸n administrativa.
Completa la siguiente tabla comparativa sobre los diferentes sistemas de archivo:
| Sistema de archivo | Caracter铆sticas principales | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|---|
| Alfab茅tico | |||
| Num茅rico | |||
| Alfanum茅rico | |||
| Geogr谩fico | |||
| Por materias | |||
| Cronol贸gico |
Para cada uno de los siguientes documentos, indica qu茅 sistema de clasificaci贸n ser铆a m谩s adecuado y por qu茅:
Identifica los siguientes materiales y equipos de archivo, explicando su funci贸n y en qu茅 situaciones son m谩s adecuados:
| Material/Equipo | Funci贸n | Situaciones de uso recomendadas |
|---|---|---|
| Archivadores AZ | ||
| Carpetas colgantes | ||
| Carpetas de anillas | ||
| Cajas de archivo definitivo | ||
| Armarios compactos |
Ordena las siguientes fases del procedimiento de archivo f铆sico, numer谩ndolas del 1 al 7 seg煤n el orden correcto:
_____ Clasificaci贸n de los documentos seg煤n el sistema elegido
_____ Instalaci贸n de los documentos en el soporte adecuado
_____ Recuperaci贸n del documento cuando sea necesario
_____ Recepci贸n de los documentos
_____ Conservaci贸n y mantenimiento del archivo
_____ Registro de los documentos
_____ Preparaci贸n (depuraci贸n, eliminaci贸n de elementos innecesarios)
Enumera cinco ventajas de los sistemas de archivo electr贸nico frente a los sistemas tradicionales de archivo f铆sico:
1.
2.
3.
4.
5.
Dise帽a una estructura de carpetas para organizar la documentaci贸n digital de una empresa que se dedica a la venta de material de oficina. Incluye las principales carpetas y subcarpetas necesarias:
Establece un sistema de nomenclatura para los siguientes tipos de documentos digitales. Pon un ejemplo de nombre para cada tipo:
| Tipo de documento | Regla de nomenclatura | Ejemplo |
|---|---|---|
| Facturas emitidas | ||
| Facturas recibidas | ||
| Contratos con clientes | ||
| N贸minas de empleados | ||
| Presupuestos |
Describe las principales funciones que debe tener un sistema de gesti贸n documental y para qu茅 sirve cada una:
驴Qu茅 son los metadatos en un sistema de gesti贸n documental? Enumera cinco tipos de metadatos 煤tiles para la gesti贸n de documentos administrativos y explica su utilidad:
Definici贸n de metadatos:
Tipos de metadatos:
1.
2.
3.
4.
5.
Responde a las siguientes preguntas sobre normativa de archivo y conservaci贸n de documentos:
Caso pr谩ctico: Eres responsable del archivo en una empresa y debes establecer medidas para garantizar la confidencialidad de los documentos seg煤n la normativa de protecci贸n de datos. Describe cinco medidas concretas que implementar铆as:
1.
2.
3.
4.
5.
Escenario: Una peque帽a empresa de asesor铆a fiscal y contable con 15 empleados necesita reorganizar su sistema de archivo tanto f铆sico como digital. La empresa gestiona documentaci贸n de unos 200 clientes, incluyendo facturas, declaraciones fiscales, contratos y correspondencia.
Desarrolla un proyecto completo de organizaci贸n del archivo que incluya:
Incluye un diagrama o esquema que represente visualmente tu propuesta: