MF0978_2: Gestión de Archivos
El archivo de información en soporte informático ha revolucionado la gestión documental, permitiendo un almacenamiento más eficiente, búsquedas rápidas y acceso remoto a la documentación.
La gestión documental ha evolucionado desde los primeros sistemas de almacenamiento en disquetes y CD-ROM hasta las actuales soluciones en la nube, pasando por sistemas de gestión documental (DMS), sistemas de gestión de contenidos (CMS) y sistemas de gestión de registros electrónicos (ERMS).
Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
Conjunto de datos en forma electrónica que se adjuntan o asocian a un documento electrónico y que permiten identificar al firmante y garantizar la integridad del documento.
Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. Facilitan la búsqueda, recuperación y gestión documental.
Sistema centralizado donde se almacena y mantiene información digital, habitualmente bases de datos o archivos informáticos.
Proceso de ordenar registros mediante índices para facilitar la consulta, búsqueda y recuperación de información almacenada.
Etapas por las que pasa un documento desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente en formato digital.
Los formatos electrónicos son las diferentes estructuras en las que se puede guardar y presentar la información digital. La elección del formato adecuado es crucial para garantizar la accesibilidad, durabilidad y compatibilidad de los documentos.
| Formato | Extensión | Características | Uso recomendado |
|---|---|---|---|
| PDF (Portable Document Format) | Formato universal que mantiene el diseño original independientemente del dispositivo. Permite protección y firma digital. | Documentos finales, formularios, documentos legales, publicaciones. | |
| PDF/A | Variante de PDF diseñada específicamente para el archivo a largo plazo. Autocontenido, sin dependencias externas. | Conservación a largo plazo, documentos con valor histórico o legal. | |
| Microsoft Word | .doc, .docx | Formato propietario de Microsoft. Permite edición avanzada, control de cambios y comentarios. | Documentos en proceso de elaboración, trabajo colaborativo. |
| OpenDocument Text | .odt | Formato abierto y estándar ISO. Compatible con diversas aplicaciones ofimáticas. | Alternativa abierta para documentos de texto, entornos con software libre. |
| Rich Text Format | .rtf | Formato de intercambio que mantiene formato básico. Alta compatibilidad entre sistemas. | Intercambio de documentos entre diferentes plataformas y aplicaciones. |
| Texto plano | .txt | Solo contiene caracteres legibles sin formato. Máxima compatibilidad. | Notas simples, archivos de configuración, máxima compatibilidad. |
| Formato | Extensión | Características | Uso recomendado |
|---|---|---|---|
| Microsoft Excel | .xls, .xlsx | Formato estándar de facto para hojas de cálculo. Permite fórmulas complejas, gráficos y macros. | Análisis de datos, cálculos, informes financieros. |
| OpenDocument Spreadsheet | .ods | Formato abierto y estándar ISO para hojas de cálculo. | Alternativa abierta para hojas de cálculo, entornos con software libre. |
| CSV (Comma-Separated Values) | .csv | Formato simple de texto que representa datos tabulares. Alta compatibilidad. | Intercambio de datos entre sistemas, importación/exportación de bases de datos. |
Los sistemas de archivo digital permiten organizar, almacenar y gestionar documentos electrónicos de forma eficiente, facilitando su búsqueda y recuperación.
Los sistemas de gestión documental (Document Management Systems) son aplicaciones diseñadas específicamente para almacenar, gestionar y controlar el flujo de documentos electrónicos dentro de una organización.
Los servicios de almacenamiento en la nube permiten guardar documentos en servidores remotos accesibles a través de Internet, facilitando el acceso desde cualquier dispositivo y ubicación.
Los sistemas de archivo electrónico están diseñados específicamente para la preservación a largo plazo de documentos digitales, garantizando su integridad, autenticidad y accesibilidad durante todo su ciclo de vida.
Los sistemas híbridos combinan la gestión de documentos físicos y electrónicos en una sola plataforma, permitiendo una transición gradual hacia la digitalización completa.
| Criterio | Aspectos a considerar |
|---|---|
| Volumen documental | Cantidad de documentos a gestionar, tasa de crecimiento, capacidad de almacenamiento requerida. |
| Tipos de documentos | Formatos a gestionar, complejidad de los documentos, requisitos de visualización. |
| Requisitos de seguridad | Niveles de confidencialidad, control de accesos, encriptación, auditoría. |
| Integración | Compatibilidad con sistemas existentes, APIs disponibles, estándares soportados. |
| Escalabilidad | Capacidad para crecer con las necesidades de la organización. |
| Coste total | Licencias, implementación, mantenimiento, formación, soporte técnico. |
| Usabilidad | Facilidad de uso, curva de aprendizaje, accesibilidad, interfaces disponibles. |
| Cumplimiento normativo | Adecuación a la legislación aplicable, certificaciones, estándares internacionales. |
La seguridad y conservación a largo plazo de los archivos digitales requiere estrategias específicas para proteger la información de pérdidas, daños o accesos no autorizados.
Un plan de preservación digital es un documento estratégico que establece las políticas, procedimientos y acciones necesarias para garantizar la accesibilidad y usabilidad de los documentos digitales a lo largo del tiempo.
Componentes esenciales:
| Norma/Estándar | Descripción | Ámbito de aplicación |
|---|---|---|
| ISO 27001 | Estándar internacional para la gestión de la seguridad de la información. | Seguridad de la información |
| ISO 14721 (OAIS) | Modelo de referencia para sistemas de información de archivos abiertos. | Preservación digital |
| ISO 16363 | Criterios para evaluar la confiabilidad de repositorios digitales. | Repositorios digitales |
| RGPD | Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea. | Protección de datos personales |
| ENS | Esquema Nacional de Seguridad (España). | Seguridad en administraciones públicas |
| ENI | Esquema Nacional de Interoperabilidad (España). | Interoperabilidad en administraciones públicas |