UF0320: Aplicaciones informáticas de tratamiento de textos
Tema 3: Formato de texto y párrafos
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Tema 3: Formato de texto y párrafos
Introducción al formato en Microsoft Word
El formato de texto y párrafos es uno de los aspectos más importantes en la creación de documentos profesionales. Microsoft Word ofrece un amplio conjunto de herramientas que permiten dar estilo, estructura y jerarquía visual al contenido, facilitando la lectura y mejorando significativamente la presentación de la información.
En este tema exploraremos las múltiples opciones que Microsoft Word ofrece para dar formato a nuestros documentos, desde los elementos básicos como el tipo de letra y el tamaño, hasta funcionalidades avanzadas como estilos, temas y plantillas. Dominar estas herramientas nos permitirá:
Beneficios del formato adecuado
- Mejorar la legibilidad - Facilitando la lectura y comprensión del texto
- Establecer jerarquías visuales - Diferenciando títulos, subtítulos y cuerpo de texto
- Transmitir profesionalidad - Proyectando una imagen consistente y cuidada
- Enfatizar elementos clave - Destacando información importante mediante recursos visuales
- Mantener consistencia - Aplicando estilos uniformes en todo el documento
Niveles de formato en Word
Microsoft Word organiza las opciones de formato en diferentes niveles:
- Nivel de carácter - Afecta a caracteres individuales o grupos de caracteres (fuente, tamaño, color, efectos)
- Nivel de párrafo - Afecta a párrafos completos (alineación, espaciado, sangrías)
- Nivel de documento - Afecta a todo el documento (márgenes, tamaño de papel, orientación)
- Nivel de estilos - Conjuntos predefinidos de formatos que se pueden aplicar consistentemente
- Nivel de temas - Combinaciones coordinadas de colores, fuentes y efectos para todo el documento
A lo largo de este tema, aprenderemos a utilizar eficazmente todas estas opciones de formato para crear documentos profesionales, estructurados y visualmente atractivos. Comenzaremos con el formato básico a nivel de caracteres, continuaremos con el formato de párrafos y finalizaremos con herramientas más avanzadas como estilos y plantillas.
Índice del contenido
Dar formato al texto en Microsoft Word
El formato de texto y párrafos permite mejorar la presentación y legibilidad de los documentos, añadiendo estilo y estructura visual al contenido. Veremos cómo utilizar tanto los métodos directos como las opciones avanzadas disponibles en Word.
3.1. Formato de caracteres
El formato de caracteres se refiere a las propiedades que podemos modificar a nivel de texto (letras, números, símbolos). Estas opciones nos permiten resaltar palabras o frases específicas, crear énfasis y establecer jerarquías visuales dentro del texto.
Ubicación de las herramientas de formato de caracteres
| Acceso | Descripción |
|---|---|
| Cinta de opciones | Pestaña Inicio → Grupo Fuente (contiene las opciones más utilizadas) |
| Menú contextual | Clic derecho sobre el texto seleccionado → Opciones de formato |
| Diálogo Fuente | Pestaña Inicio → Grupo Fuente → Botón Iniciador (pequeña flecha en la esquina inferior derecha del grupo) |
| Atajos de teclado | Ctrl+D o Ctrl+Shift+F para abrir el cuadro de diálogo Fuente |
| Mini barra de herramientas | Aparece automáticamente al seleccionar texto (semitransparente hasta que se acerca el cursor) |
Fuentes y tamaños
Fuente (tipo de letra):
- Se selecciona en el menú desplegable de fuentes en la pestaña Inicio
- Las fuentes se dividen en categorias:
- Serif: Con remates en los extremos (Times New Roman, Cambria)
- Sans Serif: Sin remates (Arial, Calibri, Verdana)
- Monoespaciadas: Cada carácter ocupa el mismo espacio (Courier New)
- Decorativas: Diseños más creativos (Comic Sans MS, Impact)
- Para un uso profesional, se recomienda limitarse a 2-3 fuentes por documento
Tamaño de fuente:
- Se mide en puntos (pt)
- Rango típico: 8pt (muy pequeño) a 72pt (muy grande)
- Tamaños estándar para texto normal: 10-12pt
- Tamaños para títulos: 14-36pt
- Se puede utilizar el cuadro desplegable o los botones de aumentar/reducir tamaño
Estilos y efectos de texto
Estilos básicos:
- Negrita (Ctrl+N): Hace el texto más oscuro y grueso
- Cursiva (Ctrl+K): Inclina el texto, útil para énfasis
- Subrayado (Ctrl+S): Añade una línea bajo el texto
Efectos de texto:
- Sombra: Añade profundidad al texto
- VERSALITAS: Letras mayúsculas de menor tamaño
- Tachado: Texto eliminado
- Superíndice: x2 (Ctrl+Shift+=)
- Subíndice: H2O (Ctrl+=)
- Resaltado: Marca el texto como con un marcador fluorescente
Color de texto:
- Se puede seleccionar desde la paleta de colores en el grupo Fuente
- Incluye colores del tema (que cambian si cambia el tema del documento)
- Colores estándar y personalizados
- Opción "Más colores" para seleccionar cualquier color RGB o HSL
Consideraciones sobre accesibilidad
Al aplicar formato de caracteres, es importante considerar aspectos de accesibilidad:
- Mantener suficiente contraste entre el texto y el fondo (evitar combinaciones como amarillo sobre blanco)
- No confiar solo en el color para transmitir información importante (usar también negrita, cursiva u otros indicadores)
- Evitar fuentes muy decorativas para textos largos que pueden dificultar la lectura
- Mantener un tamaño de fuente adecuado (mínimo recomendado: 11pt para documentos impresos)
Formato avanzado de caracteres
Espaciado y posición de caracteres
Accesible desde el cuadro de diálogo Fuente → pestaña "Espaciado entre caracteres":
- Escala: Estira o comprime el texto horizontalmente
- Espaciado: Normal, Expandido o Comprimido (en puntos)
- Posición: Normal, Elevado o Hundido (en puntos)
- Kernel: Ajusta el espaciado entre pares específicos de letras
Efectos de animación de texto
Para textos en documentos electrónicos (no visibles al imprimir):
- Parpadeo
- Texto intermitente
- Luces en movimiento
- Destellos
Nota: Estos efectos deben usarse con moderación ya que pueden distraer al lector y afectar la accesibilidad del documento.
Consejo de productividad: Utilice el pincel de formato () para copiar rápidamente el formato de un texto a otro. Seleccione el texto con el formato que desea copiar, haga clic en el botón "Copiar formato" (o Ctrl+Shift+C), y luego seleccione el texto al que desea aplicar el mismo formato. Haga doble clic para aplicar el mismo formato múltiples veces.
3.2. Formato de párrafos
El formato de párrafos afecta a bloques completos de texto y permite controlar cómo se organizan y presentan los párrafos en el documento. Estas opciones dan estructura al texto y mejoran tanto su apariencia como su legibilidad.
Ubicación de las herramientas de formato de párrafos
| Acceso | Descripción |
|---|---|
| Cinta de opciones | Pestaña Inicio → Grupo Párrafo (contiene las opciones más utilizadas) |
| Menú contextual | Clic derecho sobre el párrafo → Opción Párrafo |
| Diálogo Párrafo | Pestaña Inicio → Grupo Párrafo → Botón iniciador (pequeña flecha en la esquina inferior derecha) |
| Regla horizontal | Para ajustar sangrías (debe estar visible: Vista → Mostrar → Regla) |
Alineación y justificación
La alineación determina cómo se distribuye el texto entre los márgenes:
- Alineación izquierda (Ctrl+Q): El texto se alinea al margen izquierdo, dejando el margen derecho irregular. Es la más utilizada y la más fácil de leer en textos largos.
- Alineación derecha (Ctrl+D): El texto se alinea al margen derecho, dejando el margen izquierdo irregular. Útil para fechas, encabezados o pies de página.
- Centrado (Ctrl+T): El texto se centra entre los márgenes. Ideal para títulos y encabezados.
- Justificado (Ctrl+J): El texto se alinea tanto al margen izquierdo como al derecho, añadiendo espacios adicionales entre palabras. Común en libros y documentos formales.
Sangrías
Las sangrías controlan el espacio entre el texto y los márgenes:
- Sangría izquierda: Desplaza todo el párrafo hacia la derecha.
- Sangría derecha: Desplaza el final de las líneas hacia la izquierda.
- Sangría de primera línea: Solo afecta a la primera línea del párrafo.
- Sangría francesa: La primera línea queda alineada al margen y el resto del párrafo se sangra (útil para listas y bibliografías).
Ajuste rápido de sangrías:
- Tab: Aumenta sangría de primera línea.
- Shift+Tab: Disminuye sangría.
- Botones y en la cinta.
- Marcadores en la regla horizontal (superior para primera línea, inferior para el resto).
Espaciado entre párrafos y líneas
Espaciado entre párrafos:
- Espaciado anterior: Añade espacio antes del párrafo.
- Espaciado posterior: Añade espacio después del párrafo.
- Se mide en puntos (pt) y es preferible al uso de líneas en blanco.
- Word aplica automáticamente 8pt después de cada párrafo en documentos nuevos.
Interlineado: Espacio vertical entre líneas de texto.
- Sencillo (1.0): Espaciado mínimo.
- 1,5 líneas: Un 50% más que el sencillo.
- Doble (2.0): Doble espacio que el sencillo.
- Exacto: Un valor específico en puntos.
- Múltiple: Un valor personalizado (ej: 1,25).
Tabulaciones
Las tabulaciones permiten alinear texto en columnas sin usar tablas:
- Establecer tabulaciones: Hacer clic en la regla o usar el diálogo Párrafo → Tabulaciones.
- Tipos de tabulación:
- Izquierda : Alinea texto a la izquierda del punto de tabulación.
- Derecha : Alinea texto a la derecha del punto de tabulación.
- Centrada : Centra el texto en el punto de tabulación.
- Decimal : Alinea números por el punto decimal.
- Barra : Inserta una barra vertical en el punto de tabulación.
- Relleno: Puede añadirse un carácter de relleno (puntos, guiones) entre tabulaciones.
Configuración adicional de párrafos
Control de líneas viudas y huérfanas
Evita que la primera o última línea de un párrafo quede aislada en una página diferente:
- Línea viuda: Última línea de un párrafo que queda sola al inicio de una página.
- Línea huérfana: Primera línea de un párrafo que queda sola al final de una página.
Se activa desde: Diálogo Párrafo → pestaña Líneas y saltos de página → Control de líneas viudas y huérfanas.
Otros controles de flujo de texto
- Conservar con el siguiente: Mantiene párrafos juntos (útil para títulos y subtítulos).
- Conservar líneas juntas: Evita saltos de página dentro de un párrafo.
- Salto de página anterior: Fuerza que el párrafo comience en una nueva página (útil para iniciar capítulos).
- Suprimir números de línea: Excluye el párrafo de la numeración de líneas (si está activada).
- No dividir palabras con guiones: Evita la división automática de palabras al final de la línea.
Diferencia entre espaciado y sangría
Un error común es confundir o usar incorrectamente el espaciado y las sangrías:
- El espaciado controla la distancia vertical entre párrafos (antes y después).
- Las sangrías controlan la distancia horizontal desde los márgenes (izquierdo y derecho).
Para documentos profesionales, se recomienda usar espaciado entre párrafos en lugar de pulsar Enter dos veces, y usar sangrías de primera línea en lugar de espacios o tabuladores manuales.
3.3. Numeración y viñetas
Las listas numeradas y con viñetas son herramientas fundamentales para organizar información en documentos, presentando elementos relacionados de forma clara y estructurada. Word ofrece opciones completas para personalizar estos elementos.
Listas con viñetas
Las listas con viñetas usan símbolos para marcar elementos no secuenciales:
Cómo crear listas con viñetas:
- Botón Viñetas en la pestaña Inicio.
- Atajo de teclado: Alt+H, luego U.
- Escribir * o - y pulsar Espacio al inicio de un párrafo (formato automático).
Personalización de viñetas:
Menú desplegable del botón Viñetas → Definir nueva viñeta:
- Símbolos: Seleccionar entre caracteres especiales.
- Imágenes: Usar gráficos como viñetas.
- Fuente: Cambiar tamaño, color y estilo de viñeta.
- Posición: Ajustar alineación y sangría de la lista.
Listas numeradas
Las listas numeradas muestran elementos en secuencia o con importancia ordinal:
Cómo crear listas numeradas:
- Botón Numeración en la pestaña Inicio.
- Atajo de teclado: Alt+H, luego N.
- Escribir 1. o 1) y pulsar Espacio al inicio de un párrafo (formato automático).
Formatos de numeración disponibles:
- Numéricos: 1, 2, 3...
- Alfabéticos: a, b, c... o A, B, C...
- Romanos: i, ii, iii... o I, II, III...
- Numeración con prefijos o sufijos: Paso 1, Paso 2...
- Formatos legales: 1.1, 1.1.1, 1.1.1.1...
Listas multinivel
Las listas multinivel permiten organizar información jerárquica con diferentes niveles de sangría.
Creación y manejo de niveles
- Crear: Botón Lista multinivel en la pestaña Inicio.
- Aumentar nivel: Tecla Tab o botón Aumentar sangría.
- Reducir nivel: Shift+Tab o botón Disminuir sangría.
- Personalizar: Menú Lista multinivel → Definir nueva lista multinivel.
Personalización de listas multinivel
Al personalizar una lista multinivel puede:
- Establecer estilo de número o viñeta para cada nivel
- Definir formato de texto y posición
- Incluir texto antes o después del número
- Reiniciar o continuar numeración
- Vincular niveles con estilos de títulos
Ejemplo: Las listas multinivel son ideales para crear índices, esquemas de contenido, estructuras organizativas o planes de proyecto.
Solucionar problemas comunes con listas
- Continuar numeración: Si quieres que una lista continua la numeración de una anterior separada por texto normal, haz clic derecho en la numeración y selecciona "Continuar numeración".
- Reiniciar numeración: Para comenzar desde 1 nuevamente, haz clic derecho y selecciona "Reiniciar en 1".
- Problemas de sangría: Si al pulsar Tab toda la lista se mueve, asegúrate de que el cursor está al principio de un elemento de la lista, no en medio.
- Terminar una lista: Para salir de una lista, pulsa Enter dos veces consecutivas o usa el botón de lista nuevamente para desactivarla.
3.4. Bordes y sombreado
Los bordes y sombreados son elementos de formato que permiten destacar visualmente párrafos, páginas o secciones de texto, añadiendo profesionalidad y organización visual a los documentos.
Acceso a las herramientas de bordes y sombreado
| Acceso | Descripción |
|---|---|
| Cinta de opciones | Pestaña Inicio → Grupo Párrafo → Botón Bordes |
| Menú contextual | Clic derecho sobre texto seleccionado → Opción Bordes y sombreado |
| Bordes de página | Pestaña Diseño → Grupo Fondo de página → Botón Bordes de página |
| Sombreado rápido | Pestaña Inicio → Grupo Párrafo → Botón Color de sombreado |
Bordes
Los bordes pueden aplicarse a diferentes elementos:
- Texto: Palabras o caracteres individuales
- Párrafos: Alrededor de uno o varios párrafos
- Páginas: Marco decorativo alrededor de toda la página
- Secciones: Áreas específicas del documento
Opciones de personalización:
- Preestablecidos: Cuadro, sombra, 3D, personalizado
- Estilo de línea: Continua, discontinua, punteada, doble...
- Color: Paleta completa de colores
- Grosor: Desde ½ punto hasta 6 puntos
- Ubicación: Superior, inferior, izquierda, derecha o combinaciones
Consejo: Para añadir rápidamente una línea horizontal, escribe tres guiones (---), tres guiones bajos (___) o tres asteriscos (***) y pulsa Enter.
Sombreado
El sombreado añade color de fondo a los elementos seleccionados:
Elementos que pueden sombrearse:
- Caracteres o palabras individuales
- Párrafos completos
- Celdas de tabla
- Listas con viñetas o numeradas
Opciones de sombreado:
- Color de relleno: Del tema, estándar o personalizado
- Patrones: Tramas y densidades (5%, 10%, 20%...)
- Estilo: Sólido o degradado
- Transparencia: En versiones recientes de Word (a través de Efectos de relleno)
Nota: El sombreado se aplica siempre a párrafos completos, a menos que se use dentro de la opción Efectos de texto en el diálogo Fuente para sombrear caracteres individuales.
Usos prácticos de bordes y sombreado
Destacar información
- Cuadros de advertencia o notas importantes
- Citas o testimonios
- Definiciones o términos clave
- Ejemplos prácticos
Mejorar la organización
- Separar secciones o apartados
- Crear encabezados distintivos
- Diseñar formularios rellenables
- Organizar elementos en columnas
Elementos decorativos
- Portadas y contraportadas
- Certificados y diplomas
- Invitaciones y tarjetas
- Calendarios y agendas
Buenas prácticas con bordes y sombreado
- Uso moderado: Evite sobrecargar el documento con demasiados bordes y colores, ya que puede distraer al lector.
- Contraste adecuado: Asegúrese de que el texto es legible sobre el color de sombreado elegido.
- Consistencia: Use los mismos estilos de bordes y colores para elementos similares en todo el documento.
- Armonia con el tema: Utilice colores que complementen el tema general del documento y la identidad corporativa.
3.5. Estilos y temas
Los estilos y temas son herramientas avanzadas de formato que permiten aplicar conjuntos consistentes de formatos con un solo clic, manteniendo la coherencia visual y ahorrando tiempo. Son fundamentales para crear documentos profesionales y de fácil mantenimiento.
¿Qué son los estilos y cómo acceder a ellos?
Los estilos son conjuntos predefinidos de opciones de formato que incluyen:
- Formato de fuente (tipo, tamaño, color, estilo)
- Formato de párrafo (alineación, sangría, espaciado)
- Bordes y sombreado
- Efectos especiales
| Acceso a estilos | Descripción |
|---|---|
| Galería de estilos rápidos | Pestaña Inicio → Grupo Estilos → Muestra estilos disponibles en miniatura |
| Panel de estilos | Pestaña Inicio → Botón iniciador en la esquina del grupo Estilos o atajo Alt+Ctrl+Shift+S |
| Estilos del tema | Pestaña Diseño → Grupo Documento → Estilos |
Tipos de estilos
- Estilos de párrafo
- Afectan a párrafos completos
- Incluyen formato de párrafo y caracteres
- Marcados con ¦ en la galería
- Ejemplos: Título 1, Normal, Cita
- Estilos de carácter
- Afectan solo al texto seleccionado
- Solo incluyen formato de caracteres
- Marcados con a en la galería
- Ejemplos: Énfasis, Intenso, Sutil
- Estilos vinculados
- Combinan estilos de párrafo y carácter
- Se adaptan al uso que se les dé
- Marcados con ¦a en la galería
- Estilos de tabla y de lista
- Específicos para estos elementos
- Incluyen formatos como bordes, colores, numeración
Uso de estilos
Cómo aplicar estilos:
- Seleccione el texto o párrafo (o coloque el cursor en el párrafo)
- Elija un estilo de la galería de estilos rápidos o del panel de estilos
- Haga clic en el estilo deseado para aplicarlo
Modificar un estilo existente:
- Haga clic derecho sobre el estilo en la galería
- Seleccione "Modificar"
- Realice los cambios deseados y haga clic en "Aceptar"
- Todos los textos con ese estilo se actualizan automáticamente
Crear un nuevo estilo:
- Aplique el formato deseado a un texto
- Haga clic derecho en la galería de estilos
- Seleccione "Guardar selección como un nuevo estilo rápido"
- Asigne un nombre y haga clic en "Aceptar"
Temas de documento
Los temas son conjuntos coordinados de colores, fuentes y efectos que dan a todo el documento un aspecto profesional y coherente.
Componentes de un tema
- Colores del tema: Conjunto de colores coordinados para texto, fondos, énfasis y vínculos.
- Fuentes del tema: Par de fuentes para títulos y texto del cuerpo que funcionan bien juntas.
- Efectos del tema: Conjunto de efectos para líneas y rellenos en gráficos y formas.
Acceso: Pestaña Diseño → Grupo Temas → Botón Temas
Ventajas de usar temas
- Cambio rápido del diseño de todo el documento
- Consistencia entre diferentes documentos de Office
- Posibilidad de crear temas personalizados para identidad corporativa
- Compatibilidad con PowerPoint y Excel para presentaciones coherentes
Nota: Al cambiar el tema, todos los elementos que utilizan colores o fuentes del tema se actualizan automáticamente, manteniendo la coherencia visual.
Ventajas de trabajar con estilos
Eficiencia y consistencia
- Ahorro de tiempo: Aplique múltiples formatos en un solo clic
- Consistencia: Asegure formato uniforme en todo el documento
- Actualizaciones globales: Modifique un estilo y actualice todo el documento
- Reutilización: Copie estilos entre documentos
Funcionalidades avanzadas
- Tabla de contenido automática: Generada a partir de estilos de título
- Navegación sencilla: Panel de navegación por estilos de título
- Numeración automática: Vinculada a estilos para capítulos
- Accesibilidad: Mejora la estructura del documento para lectores de pantalla
Mejores prácticas con estilos y temas
- Planifique su jerarquía de estilos: Antes de empezar, defina cómo usará los estilos de Título 1, Título 2, etc.
- Modifique estilos en lugar de aplicar formato directo: Si necesita cambiar el aspecto, modifique el estilo en lugar de aplicar formato adicional.
- Cree una plantilla con sus estilos: Si desarrolla un conjunto de estilos personalizado, guárdelo como plantilla para futuros documentos.
- Utilice el inspector de estilos: Tecla Shift+F1 para ver qué estilos y formatos se están aplicando a un texto específico.
3.6. Columnas y secciones
Las columnas y secciones son herramientas de formato avanzado que permiten organizar el contenido de manera más flexible y profesional, especialmente útiles para documentos como boletines, folletos, artículos o informes extensos.
Trabajando con columnas
Las columnas dividen el texto horizontalmente en la página, similar a los periódicos y revistas, mejorando la legibilidad de documentos con mucho texto.
| Función | Cómo acceder |
|---|---|
| Crear columnas | Pestaña Diseño → Grupo Configurar página → Botón Columnas |
| Preestablecidos | Una, Dos, Tres columnas, Izquierda, Derecha |
| Opciones avanzadas | "Más columnas..." abre el diálogo de configuración avanzada |
Opciones de personalización de columnas:
- Número de columnas: De 1 a 10 (normalmente se usan 2 o 3)
- Ancho de columnas: Igual o diferente para cada columna
- Espacio entre columnas: Separación entre las columnas (predeterminado: 1,27 cm)
- Línea entre columnas: Opción para añadir una línea vertical divisoria
- Comenzar sección nueva: Para aplicar columnas solo a una parte del documento
Trabajando con el texto en columnas
Controlar el flujo de texto
- Saltos de columna:
- Forzar el texto a continuar en la siguiente columna
- Insertar desde: Pestaña Diseño → Saltos → Columna
- Atajo: Ctrl+Shift+Intro
- Equilibrar columnas:
- Hace que todas las columnas tengan aproximadamente la misma longitud en la última página
- Insertar salto de sección continuo al final del texto
Formato específico para columnas
- Justificación: Recomendable para texto en columnas estrechas
- Guiones: Activar la división con guiones para mejor distribución del texto
- Títulos: Pueden abarcar todas las columnas (colocar antes del comienzo de columnas)
Trabajando con secciones
Las secciones permiten dividir el documento en partes con diferente formato de página, orientación, márgenes, encabezados, pies de página o numeración.
Insertar saltos de sección
Pestaña Diseño → Grupo Configurar página → Botón Saltos → Opciones de salto de sección:
- Página siguiente: La nueva sección comienza en una nueva página
- Continuo: La nueva sección comienza en la misma página
- Página par/impar: La nueva sección comienza en la siguiente página par o impar
Usos comunes de las secciones
- Cambiar la orientación de página (vertical/horizontal) en partes del documento
- Aplicar diferentes encabezados y pies de página
- Crear diferentes márgenes o tamaños de papel
- Alternar entre formatos de una y varias columnas
- Reiniciar la numeración de páginas en cada capítulo
Ejemplos prácticos de uso de columnas y secciones
Boletín informativo o revista
- Primera sección: Portada a una columna con título grande
- Segunda sección: Artículos principales en 2 columnas
- Tercera sección: Noticias breves en 3 columnas
- Cuarta sección: Contraportada con información de contacto a 1 columna
Informe técnico o académico
- Primera sección: Portada y resumen a una columna
- Segunda sección: Índice con numeración romana (i, ii, iii...)
- Tercera sección: Cuerpo del informe a una columna con numeración reiniciada (1, 2, 3...)
- Cuarta sección: Apaisada para tablas o gráficos grandes que necesitan orientación horizontal
- Quinta sección: Anexos y bibliografía
Resolviéndo problemas comunes con columnas y secciones
- Eliminar un salto de sección: Active la visualización de marcas de formato (¶), seleccione la línea de salto de sección y pulse Suprimir.
- Encabezados independientes: Al crear una nueva sección, asegúrese de desactivar la opción "Vincular al anterior" en la pestaña de Encabezado y pie de página.
- Columnas desiguales: Si el texto no se distribuye uniformemente, inserte un salto de columna manual o un salto de sección continuo al final para equilibrarlas.
- Texto que no fluye correctamente: Compruebe que no hay saltos de página o de columna manuales que estén interrumpiendo el flujo natural del texto.
3.7. Uso de plantillas
Las plantillas son documentos preformateados que sirven como base para crear nuevos documentos con un diseño, formato y estructura predefinidos. Son herramientas fundamentales para ahorrar tiempo y mantener la consistencia en documentos corporativos o personales.
¿Qué son las plantillas y cómo acceder a ellas?
Una plantilla de Word es un tipo especial de documento con extensión .dotx o .dotm (si contiene macros) que incluye configuraciones predefinidas como:
- Estilos y formatos
- Textos predeterminados o contenidos de ejemplo
- Márgenes, tamaño de página y orientación
- Encabezados y pies de página
- Temas y colores
- Macros y personalizaciones (en plantillas .dotm)
| Acceso a plantillas | Descripción |
|---|---|
| Al iniciar Word | Pantalla de inicio → Sección de plantillas destacadas o botón "Buscar plantillas en línea" |
| Desde Word abierto | Pestaña Archivo → Nuevo → Plantillas disponibles o plantillas en línea |
| Plantillas personalizadas | Pestaña Archivo → Abrir → Navegar a la ubicación de plantillas personalizadas |
Tipos de plantillas en Word
- Plantillas integradas
- Incluidas con Microsoft Word
- Diseños básicos para documentos comunes
- Siempre disponibles sin conexión a internet
- Plantillas en línea
- Disponibles en Microsoft 365 (requiere conexión)
- Gran variedad de diseños profesionales
- Se actualizan regularmente con nuevos contenidos
- Plantillas personalizadas
- Creadas por el usuario o la organización
- Adaptadas a necesidades específicas
- Pueden incluir logos, colores corporativos, etc.
- Plantilla Normal (Normal.dotm)
- Plantilla base para todos los documentos nuevos
- Se usa cuando se elige "Documento en blanco"
- Puede personalizarse para cambiar los valores predeterminados
Ejemplos de plantillas comunes
| Categoría | Ejemplos de plantillas |
|---|---|
| Empresariales | Cartas, facturas, presupuestos, informes, propuestas, organigramas |
| Académicas | Trabajos de investigación, portadas, currículos, planes de estudio |
| Personales | Currículos vitae, cartas de presentación, invitaciones, calendarios |
| Creativos | Folletos, postales, boletines, certificados, diplomas |
| Legal | Contratos, acuerdos, testamentos, poderes notariales |
Uso de plantillas existentes
Crear un documento basado en una plantilla
- Al iniciar Word: Seleccione una plantilla de la pantalla de inicio
- Desde Word abierto:
- Archivo → Nuevo
- Seleccione una plantilla de la galería
- Haga clic en "Crear"
- Plantilla personalizada:
- Archivo → Abrir
- Navegue hasta el archivo .dotx o .dotm
- Seleccione y abra la plantilla
Nota: Cuando abre un documento basado en plantilla, Word crea automáticamente una copia de la plantilla como un documento normal (.docx), dejando la plantilla original intacta.
Personalizar un documento basado en plantilla
La mayoría de las plantillas incluyen:
- Campos de contenido: Áreas donde debe ingresar texto específico
- Texto de marcador: Texto de ejemplo que debe reemplazar
- Imágenes de marcador: Que puede sustituir por sus propias imágenes
- Estilos predefinidos: Formatos que puede aplicar a su contenido
Consejos para usar plantillas efectivamente
- Explore la plantilla antes de empezar a reemplazar texto
- Utilice la función "buscar y reemplazar" para cambiar texto recurrente
- Mantenga la coherencia visual respetando los estilos de la plantilla
- Personalice solo lo necesario para mantener el diseño profesional
Creación de plantillas personalizadas
Pasos para crear una plantilla
- Crear el documento base:
- Comience con un documento nuevo o existente
- Aplique todos los formatos, estilos, márgenes, etc.
- Añada contenido estático (logotipos, encabezados, pies de página)
- Añada texto o imágenes de ejemplo que luego serán reemplazados
- Guardar como plantilla:
- Archivo → Guardar como
- Seleccione "Plantilla de Word" (.dotx) como tipo
- Elija la ubicación (preferiblemente la carpeta de plantillas personalizadas)
- Asigne un nombre descriptivo
Elementos a incluir en una plantilla profesional
- Estilos personalizados: Configure estilos para títulos, cuerpo, listas, etc.
- Colores y fuentes del tema: Configure un tema coherente
- Texto de marcador: Incluya instrucciones para el usuario
- Controles de contenido: Para facilitar la introducción de datos
- Elementos automáticos: Fecha, numeración de páginas, tabla de contenido
- Protección: Opcional, para evitar modificaciones en partes clave
Consejo: Para que sus plantillas personalizadas aparezcan en la galería de plantillas, guárdelas en la carpeta de plantillas de usuario:
C:\Users\[su_usuario]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Ventajas de usar plantillas en un entorno profesional
- Ahorro de tiempo: No es necesario dar formato cada vez que se crea un nuevo documento.
- Consistencia corporativa: Todos los documentos mantienen la misma apariencia y siguen las normas de imagen corporativa.
- Profesionalidad: Los documentos tienen un aspecto pulido y profesional sin necesidad de conocimientos avanzados de diseño.
- Reducción de errores: Las plantillas pueden incluir textos legales o información estándar que no debe omitirse.
- Trabajo colaborativo: Facilitan que diferentes miembros del equipo produzcan documentos con un aspecto coherente.
Temas de UF0320
1. Conceptos generales y características de Microsoft Word
2. Operaciones básicas con documentos
3. Formato de texto y párrafos
4. Tablas, imágenes y elementos gráficos
Cuaderno de ejercicios