Tema 2: Operaciones básicas con documentos
El trabajo eficiente con Microsoft Word requiere dominar las operaciones fundamentales con documentos, desde su creación inicial hasta su almacenamiento y recuperación. Estas habilidades constituyen la base sobre la que se construye cualquier trabajo de procesamiento de textos y resultan imprescindibles para cualquier usuario.
En este tema exploraremos las principales operaciones con documentos, incluyendo la creación y apertura de archivos, los diferentes métodos para guardar nuestro trabajo, técnicas de selección de texto, operaciones de edición básica y métodos de búsqueda y reemplazo que nos permitirán trabajar de manera más rápida y eficiente.
Dominar las operaciones básicas con documentos no solo mejora la productividad, sino que también reduce el riesgo de pérdida de información y facilita la organización del trabajo. Estas habilidades son transferibles a otras aplicaciones ofimáticas y constituyen parte del conocimiento fundamental para cualquier usuario de ordenadores en entornos profesionales o personales.
Microsoft Word ofrece varias formas de iniciar un nuevo documento o abrir uno existente. Conocer estas opciones nos permite comenzar rápidamente nuestro trabajo de procesamiento de textos.
Existen varias formas de crear un nuevo documento:
Para abrir documentos ya existentes:
Word puede abrir diversos formatos de archivos, incluyendo:
Al abrir documentos, es posible que encuentre distintos niveles de protección:
Es importante cerrar adecuadamente los documentos cuando terminamos de trabajar con ellos:
Guardar el trabajo realizado es una de las operaciones más importantes durante el proceso de creación y edición de documentos. Microsoft Word ofrece diversas opciones para guardar nuestros archivos, permitiendo elegir entre diferentes formatos y ubicaciones.
| Formato | Extensión | Características |
|---|---|---|
| Documento de Word | .docx | Formato estándar desde Word 2007, basado en XML |
| Documento de Word 97-2003 | .doc | Compatible con versiones antiguas de Word |
| Formato no editable que mantiene el formato exacto | ||
| Texto enriquecido | .rtf | Compatible con la mayoría de procesadores de texto |
| Plantilla | .dotx | Para crear documentos basados en una estructura predefinida |
Microsoft Word permite guardar documentos directamente en servicios de almacenamiento en la nube como OneDrive, SharePoint o Teams. Esta opción facilita el acceso desde cualquier dispositivo y la colaboración con otros usuarios. Para utilizar esta funcionalidad, seleccione la ubicación en la nube correspondiente al guardar el documento o configure su cuenta en Archivo → Cuenta.
Word guarda automáticamente los documentos en intervalos regulares para evitar pérdida de datos:
Al guardar puede proteger sus documentos:
La selección correcta de texto y elementos es fundamental para aplicar acciones como formato, copiar, eliminar o mover contenido en Word. Dominar estas técnicas permite trabajar con mayor eficiencia y precisión.
| Para seleccionar | Acción con el ratón |
|---|---|
| Texto específico | Hacer clic donde desea comenzar y arrastrar hasta donde desea terminar |
| Una palabra | Hacer doble clic sobre la palabra |
| Una oración | Mantener presionada la tecla Ctrl y hacer clic en la oración |
| Un párrafo | Hacer triple clic dentro del párrafo o doble clic en el margen izquierdo junto al párrafo |
| Una línea | Hacer clic en el margen izquierdo junto a la línea |
| Múltiples líneas | Hacer clic en el margen izquierdo y arrastrar hacia arriba o abajo |
| Todo el documento | Triple clic en el margen izquierdo o hacer clic en cualquier parte del texto y presionar Ctrl+E |
| Bloque rectangular | Mantener presionada la tecla Alt mientras se arrastra para seleccionar un área rectangular |
Las operaciones de copiar, cortar y pegar son fundamentales en cualquier procesador de textos. Estas funciones permiten duplicar, mover y reorganizar el contenido de manera rápida y eficiente.
| Operación | Descripción | Atajo de teclado | Menú/Botón |
|---|---|---|---|
| Copiar | Coloca una copia del elemento seleccionado en el portapapeles sin eliminarlo de su ubicación original | Ctrl+C | Inicio → Portapapeles → Copiar |
| Cortar | Elimina el elemento seleccionado y lo coloca en el portapapeles para pegarlo en otro lugar | Ctrl+X | Inicio → Portapapeles → Cortar |
| Pegar | Inserta el contenido del portapapeles en la posición del cursor | Ctrl+V | Inicio → Portapapeles → Pegar |
| Pegar especial | Inserta el contenido del portapapeles con opciones de formato específicas | Ctrl+Alt+V | Inicio → Portapapeles → Pegar → Pegar especial |
| Deshacer | Revierte la última acción realizada | Ctrl+Z | Barra de acceso rápido o Inicio → Deshacer |
| Rehacer | Restaura una acción que se ha deshecho | Ctrl+Y | Barra de acceso rápido o Inicio → Rehacer |
Al pegar contenido, Word muestra un botón de opciones de pegado que permite elegir cómo insertar el contenido:
Microsoft Office incluye un portapapeles avanzado que permite:
Las herramientas de búsqueda y reemplazo son extremadamente útiles para localizar información específica y realizar cambios de manera eficiente en documentos extensos.
Para buscar texto en un documento:
Opciones avanzadas de búsqueda:
Para buscar y reemplazar texto:
Word permite el uso de expresiones regulares (patrones de búsqueda) para realizar búsquedas complejas. Para activar esta opción, marque la casilla "Usar caracteres comodín" en las opciones de búsqueda.
| Caracteres | Función | Ejemplo |
|---|---|---|
? |
Cualquier carácter individual | c?sa encuentra "casa", "cosa", etc. |
* |
Cualquier cantidad de caracteres | pro* encuentra "problema", "proceso", "programa", etc. |
[] |
Cualquier carácter dentro de los corchetes | r[aeiou]ta encuentra "rata", "reta", "rita", etc. |
[!] |
Cualquier carácter excepto los que están entre corchetes | p[!aeiou]so encuentra "ptso", "paso", pero no "peso" |
{n} |
Exactamente n ocurrencias | 10{2} encuentra "100" |
El panel de navegación (visible al presionar Ctrl+B) no solo permite buscar texto, sino también:
Las operaciones básicas con documentos que hemos visto en este tema constituyen la base para trabajar eficientemente con Microsoft Word. Dominar la creación y apertura de documentos, los métodos de guardado, las técnicas de selección, las operaciones de edición y las herramientas de búsqueda y reemplazo te permitirá crear y modificar documentos de texto con mayor rapidez y precisión. En los siguientes temas construiremos sobre estos conocimientos para explorar funcionalidades más avanzadas de formato y diseño.