3. Registro contable de hechos económicos

UF0515: Plan General de Contabilidad

Introducción al registro contable

El registro contable consiste en anotar las operaciones económicas que realiza la empresa en los libros contables, siguiendo los criterios establecidos en el Plan General de Contabilidad. Estos registros permiten conocer la situación económica y financiera de la empresa en cualquier momento.

Concepto clave: El registro contable se basa en el método de la partida doble, que implica que todo hecho contable afecta al menos a dos cuentas: una cuenta que recibe (debe) y otra que entrega (haber), manteniendo siempre la ecuación: Debe = Haber.

Elementos fundamentales del registro contable

Cuentas contables

Instrumentos de representación y medida de cada elemento patrimonial. Se identifican por un código numérico y un nombre.

Ejemplos: 572 Bancos, 430 Clientes, 400 Proveedores

Asientos contables

Anotaciones que se realizan en el Libro Diario y que reflejan las operaciones económicas de la empresa.

Se componen de fecha, cuentas deudoras y acreedoras, importes y, opcionalmente, concepto explicativo.

Libros contables

Soportes físicos o digitales donde se registran las operaciones. Los principales son:

  • Libro Diario: registro cronológico
  • Libro Mayor: registro sistemático
  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

Fases del ciclo contable

El ciclo contable es el conjunto de operaciones que realiza una empresa durante un ejercicio económico, generalmente de un año de duración, para registrar las operaciones y obtener los estados financieros.

1 Apertura

Se registra el asiento de apertura, que refleja la situación patrimonial inicial del ejercicio. Si es el primer año, se realizará a partir del inventario inicial. Si no, procede del balance de cierre del ejercicio anterior.

2 Registro

Durante el ejercicio se registran cronológicamente todas las operaciones económicas que realiza la empresa mediante asientos en el Libro Diario y su traslado al Libro Mayor.

3 Ajustes

Al finalizar el ejercicio, se realizan los ajustes necesarios para que las cuentas reflejen la imagen fiel: amortizaciones, deterioros, periodificaciones, existencias, etc.

4 Regularización

Se saldan las cuentas de gastos e ingresos para determinar el resultado del ejercicio (beneficio o pérdida), que se traslada a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

5 Cierre

Se saldan todas las cuentas patrimoniales mediante el asiento de cierre, dejando todas las cuentas con saldo cero para comenzar el siguiente ejercicio.

6 Elaboración de CCAA

Se elaboran las Cuentas Anuales: Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria.

Compraventa de mercaderías

Las operaciones de compraventa de mercaderías constituyen la actividad principal de las empresas comerciales. El PGC establece criterios específicos para su registro y valoración, contemplando diferentes situaciones y casuisticas.

Cuentas principales

Código Cuenta Grupo Tipo
600 Compras de mercaderías Grupo 6 - Compras y gastos Gasto
700 Ventas de mercaderías Grupo 7 - Ventas e ingresos Ingreso
400 Proveedores Grupo 4 - Acreedores y deudores por op. comerciales Pasivo
430 Clientes Grupo 4 - Acreedores y deudores por op. comerciales Activo
300 Mercaderías Grupo 3 - Existencias Activo
Importante: El PGC permite dos sistemas para contabilizar las compras y ventas de mercaderías: el sistema administrativo o de inventario periódico y el sistema especulativo o de inventario permanente. En España, el sistema administrativo es el más utilizado, especialmente en pequeñas y medianas empresas.

Registro de operaciones de compra

Compra de mercaderías

Ejemplo: Compramos mercaderías a crédito por importe de 5.000€ más IVA del 21%.

Fecha Cuenta Concepto Debe Haber
dd/mm/aaaa 600 Compras de mercaderías Compra de mercaderías según factura nº X 5.000,00
472 HP, IVA soportado 1.050,00
400 Proveedores 6.050,00

Registro de operaciones de venta

Venta de mercaderías

Ejemplo: Vendemos mercaderías a crédito por importe de 8.000€ más IVA del 21%.

Fecha Cuenta Concepto Debe Haber
dd/mm/aaaa 430 Clientes Venta de mercaderías según factura nº Y 9.680,00
700 Ventas de mercaderías 8.000,00
477 HP, IVA repercutido 1.680,00

Casos especiales en compraventa

Descuentos comerciales

Los descuentos incluidos en factura se registran disminuyendo el importe de la compra o venta:

  • En compras: 606 Descuentos sobre compras por pronto pago
  • En ventas: 706 Descuentos sobre ventas por pronto pago
Devoluciones

Las devoluciones se registran en cuentas específicas:

  • En compras: 608 Devoluciones de compras y operaciones similares
  • En ventas: 708 Devoluciones de ventas y operaciones similares
Recuerda: Al cierre del ejercicio, es necesario realizar el registro de la variación de existencias, calculando la diferencia entre las existencias finales e iniciales, utilizando las cuentas 610 (Variación de existencias de mercaderías) y 300 (Mercaderías).

Gastos e ingresos

Los gastos e ingresos son variaciones en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos (ingresos), o de salidas o disminución del valor de los activos, o de aumento de los pasivos (gastos).

Principio del devengo

Concepto clave: La imputación de ingresos y gastos deberá hacerse en función de la corriente real de bienes y servicios que representan, con independencia del momento en que se produzca la corriente monetaria o financiera derivada de ellos.
Gastos

Grupo 6 del PGC. Disminuyen el resultado del ejercicio. Los principales son:

  • 60 Compras
  • 62 Servicios exteriores
  • 63 Tributos
  • 64 Gastos de personal
  • 66 Gastos financieros
  • 68 Amortizaciones y deterioros
Ingresos

Grupo 7 del PGC. Aumentan el resultado del ejercicio. Los principales son:

  • 70 Ventas
  • 75 Otros ingresos de gestión
  • 76 Ingresos financieros
  • 77 Beneficios procedentes de activos no corrientes
  • 79 Excesos y aplicaciones de provisiones

Casos prácticos comunes

Ejemplo: Pagamos el alquiler mensual del local por 1.000€ más IVA del 21% mediante transferencia bancaria.

Cuenta Debe Haber
621 Arrendamientos y cánones 1.000,00
472 HP, IVA soportado 210,00
572 Bancos 1.210,00

Ejemplo: Contabilizamos la nómina mensual con un salario bruto de 2.500€, retención de IRPF del 15%, cotización del trabajador a la Seguridad Social de 160€ y cotización de la empresa de 750€.

Cuenta Debe Haber
640 Sueldos y salarios 2.500,00
642 Seguridad Social a cargo de la empresa 750,00
4751 HP, acreedora por retenciones practicadas 375,00
476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores 910,00
465 Remuneraciones pendientes de pago 1.965,00
Importante: Al finalizar el ejercicio contable, las cuentas de gastos e ingresos se saldarán con cargo o abono a la cuenta 129 Resultado del ejercicio, dentro del proceso de regularización contable.

Inmovilizado

El inmovilizado comprende los activos destinados a servir de forma duradera en las actividades de la empresa. Su registro contable debe seguir las normas de valoración establecidas en el PGC (normas 2ª a 7ª).

Inmovilizado material

Bienes tangibles para uso en la producción o suministro de bienes y servicios.

Cuentas principales:

  • 210 Terrenos
  • 211 Construcciones
  • 213 Maquinaria
  • 216 Mobiliario
  • 217 Equipos para procesos de información
Inmovilizado intangible

Activos no monetarios sin apariencia física susceptibles de valoración económica.

Cuentas principales:

  • 200 Investigación
  • 201 Desarrollo
  • 202 Concesiones administrativas
  • 203 Propiedad industrial
  • 206 Aplicaciones informáticas

Operaciones con inmovilizado

Adquisición de inmovilizado

Ejemplo: Adquirimos maquinaria por 30.000€ más IVA del 21% pagando por transferencia bancaria.

Cuenta Debe Haber
213 Maquinaria 30.000,00
472 HP, IVA soportado 6.300,00
572 Bancos 36.300,00
Amortización del inmovilizado

Ejemplo: Registramos la amortización anual del 10% de una maquinaria valorada en 30.000€.

Cuenta Debe Haber
681 Amortización del inmovilizado material 3.000,00
281 Amortización acumulada del inmovilizado material 3.000,00

Financiación

La financiación comprende los recursos financieros que la empresa utiliza para adquirir sus activos y desarrollar su actividad. Estos recursos pueden ser propios o ajenos, y su registro contable depende de su naturaleza y características.

Financiación propia

Recursos aportados por los socios o generados por la propia empresa.

  • 100 Capital social
  • 112 Reserva legal
  • 113 Reservas voluntarias
  • 129 Resultado del ejercicio
Financiación ajena

Recursos obtenidos de terceros que la empresa debe devolver.

  • 170 Deudas a L/P con entidades de crédito
  • 520 Deudas a C/P con entidades de crédito
  • 400 Proveedores
  • 410 Acreedores por prestaciones de servicios

Operaciones de financiación

Obtención de préstamo bancario

Ejemplo: Recibimos un préstamo bancario de 50.000€ a largo plazo que se ingresa en nuestra cuenta corriente.

Cuenta Debe Haber
572 Bancos 50.000,00
170 Deudas a L/P con entidades de crédito 50.000,00
Pago de cuota de préstamo

Ejemplo: Pagamos una cuota mensual del préstamo de 1.200€, de los cuales 200€ corresponden a intereses.

Cuenta Debe Haber
170 Deudas a L/P con entidades de crédito 1.000,00
662 Intereses de deudas 200,00
572 Bancos 1.200,00
Importante: Al finalizar cada ejercicio contable, debe reclasificarse la parte de los préstamos a largo plazo que vencerá en el próximo ejercicio, trasladando su importe de las cuentas del subgrupo 17 a las del subgrupo 52.