UF0321: Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo
Tema 2: Operaciones básicas con hojas de cálculo
Tema 2: Operaciones básicas con hojas de cálculo
Objetivos del tema
En este tema aprenderás a realizar operaciones básicas con Microsoft Excel, incluyendo la creación y gestión de libros, la introducción y edición de datos, el formato de celdas, y la manipulación de filas y columnas para trabajar de manera eficiente con hojas de cálculo.
Índice del tema
2.1 Gestión de libros Excel
La gestión eficiente de los libros de Excel es fundamental para organizar nuestro trabajo con hojas de cálculo. Un libro de Excel (archivo con extensión .xlsx) contiene una o más hojas de cálculo, que podemos gestionar de diversas formas.
Crear libros de Excel
Existen varias formas de crear nuevos libros de Excel:
- Al iniciar Excel: Se abre automáticamente un libro en blanco.
- Desde Excel abierto:
- Pestaña Archivo > Nuevo
- Atajo de teclado: Ctrl+N
- Desde el inicio rápido: Libro en blanco
- Desde plantillas: Excel ofrece numerosas plantillas prediseñadas para diferentes propósitos como presupuestos, calendarios, facturas, etc.
Abrir libros existentes
Para abrir libros de Excel ya existentes:
- Desde Excel:
- Pestaña Archivo > Abrir
- Atajo de teclado: Ctrl+A
- Lista de archivos recientes en la pantalla de inicio o pestaña Archivo
- Desde el Explorador de archivos: Haciendo doble clic en un archivo .xlsx/.xls
- Archivos en OneDrive: Si utilizas Microsoft 365, puedes acceder a tus libros almacenados en la nube desde cualquier dispositivo.
Guardar libros de Excel
Guardar regularmente tu trabajo es una práctica fundamental para evitar pérdidas de información. Excel ofrece varias opciones para guardar libros:
| Operación | Acción | Atajo de teclado | Descripción |
|---|---|---|---|
| Guardar | Archivo > Guardar | Ctrl+G | Guarda el libro con el nombre actual. Si es la primera vez, abre el diálogo "Guardar como" |
| Guardar como | Archivo > Guardar como | F12 | Permite guardar el libro con un nombre diferente, en otra ubicación o con otro formato |
| Autoguardado | Configuración automática | - | En Microsoft 365, guarda automáticamente los cambios si el libro está almacenado en OneDrive |
| Guardar como PDF | Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS | - | Crea una versión no editable del libro, ideal para compartir información |
Buenas prácticas al guardar
- Guarda frecuentemente tu trabajo con Ctrl+G para evitar pérdidas por fallos del sistema.
- Utiliza nombres descriptivos para facilitar la localización posterior.
- Considera habilitar las copias de seguridad automáticas (Archivo > Opciones > Guardar).
- Si necesitas mantener la compatibilidad con versiones antiguas, usa "Guardar como" y selecciona "Libro de Excel 97-2003" (.xls).
2.2 Gestión de hojas
Las hojas de cálculo son los componentes fundamentales de un libro de Excel. Cada hoja contiene una cuadrícula de celdas donde se introducen y organizan los datos. La gestión eficiente de las hojas facilita la organización de la información y mejora la navegabilidad del libro.
Operaciones básicas con hojas
Excel permite realizar diversas operaciones con las hojas de cálculo:
- Insertar nueva hoja:
- Clic en el botón "+" junto a las pestañas
- Clic derecho en una pestaña > Insertar
- Atajo: Shift+F11
- Eliminar hoja: Clic derecho en la pestaña > Eliminar
- Renombrar hoja:
- Doble clic en el nombre de la pestaña
- Clic derecho > Cambiar nombre
- Mover/Copiar hoja: Clic derecho en la pestaña > Mover o copiar
Personalizar hojas
Puedes personalizar las hojas para mejorar la organización y apariencia:
- Cambiar color de pestaña: Clic derecho en la pestaña > Color de etiqueta
- Ocultar/Mostrar hojas:
- Ocultar: Clic derecho > Ocultar
- Mostrar: Clic derecho en cualquier pestaña > Mostrar > Seleccionar la hoja oculta
- Agrupar hojas: Seleccionar múltiples hojas manteniendo Ctrl (para selección no contigua) o Shift (para selección contigua)
- Proteger hojas: Clic derecho > Proteger hoja
Trabajar con múltiples hojas
Excel facilita el trabajo con múltiples hojas simultáneamente, lo que resulta útil para proyectos complejos que requieren diferentes secciones o categorías de datos.
Ventajas de usar múltiples hojas
Mejor organización
Separa datos por categorías, departamentos o períodos de tiempo.
Referencias entre hojas
Permite crear fórmulas que utilicen datos de diferentes hojas.
Consistencia
Facilita mantener formatos coherentes aplicando cambios a múltiples hojas.
Consolidación de datos
Puedes resumir información de varias hojas en una hoja de resumen.
Consejo práctico
Para referirse a datos de otra hoja, utiliza la sintaxis NombreHoja!ReferenciasCelda. Por ejemplo, Ventas!A1 hace referencia a la celda A1 de la hoja llamada "Ventas". Para facilitar estas referencias, selecciona la celda mientras escribes la fórmula.
2.3 Introducción de datos
La introducción de datos es una de las tareas fundamentales en Excel. Para trabajar eficientemente con una hoja de cálculo, es importante conocer los distintos métodos para ingresar información y los tipos de datos que se pueden manejar.
Métodos para introducir datos
- Introducción directa:
- Selecciona una celda y escribe el dato
- Presiona Enter para confirmar y moverse hacia abajo
- Presiona Tab para confirmar y moverse a la derecha
- Usa las flechas de dirección para confirmar y moverte en esa dirección
- Barra de fórmulas:
- Selecciona la celda y escribe en la barra de fórmulas
- Presiona Enter o haz clic en el botón de verificación verde
- Auto-completar:
- Excel reconoce patrones y sugiere completar series (días, meses, números)
- Escribe los primeros elementos y arrastra el controlador de relleno (cuadrado pequeño en la esquina inferior derecha)
Importar datos
Excel permite importar datos desde diversas fuentes externas:
- Portapapeles: Copiar (Ctrl+C) y pegar (Ctrl+V) desde otras aplicaciones
- Importar archivos: Datos > Obtener datos > Desde archivo
- CSV, TXT, XML, JSON, PDF
- Otras hojas de cálculo
- Bases de datos
- Datos web: Datos > Obtener datos > Desde la web
- Consultas en tiempo real: Conexiones a servidores de datos que se actualizan
Validación de datos
La validación de datos es una funcionalidad que permite controlar el tipo de información que los usuarios pueden introducir en una celda, asegurando la integridad y coherencia de los datos.
Opciones de validación de datos
Para configurar la validación de datos:
- Selecciona la celda o rango donde aplicar la validación
- Ve a Datos > Validación de datos
- Elige una de las siguientes restricciones:
- Cualquier valor: Sin restricciones
- Número entero/decimal: Limita a valores numéricos
- Lista: Ofrece opciones predefinidas en una lista desplegable
- Fecha/Hora: Restringe a fechas u horas válidas
- Longitud de texto: Limita la cantidad de caracteres
- Personalizado: Usa fórmulas para criterios complejos
Consideraciones al introducir datos
- Excel interpreta automáticamente el tipo de dato según su formato (texto, número, fecha).
- Los números que comienzan con cero pueden perderlo a menos que se formateen como texto.
- Para forzar a Excel a tratar un número como texto, coloca una comilla simple (') antes del número.
- Al introducir fechas, respeta el formato regional de tu sistema para evitar confusiones.
2.4 Edición de datos
La edición eficiente de datos es esencial para mantener y actualizar hojas de cálculo. Excel ofrece diversas herramientas que permiten modificar, organizar y manipular información de forma rápida y precisa.
Modificación de datos
Para editar el contenido de una celda:
- Edición directa: Doble clic en la celda o presiona F2
- Barra de fórmulas: Selecciona la celda y modifica el contenido en la barra
- Sobrescribir: Selecciona la celda y escribe el nuevo valor
- Borrar contenido: Selecciona la celda y presiona Delete
Para editar múltiples celdas:
- Reemplazar: Inicio > Buscar y seleccionar > Reemplazar (o Ctrl+L)
- Rellenar: Selecciona las celdas y usa Inicio > Rellenar
- Edición simultánea: Selecciona múltiples celdas no adyacentes con Ctrl y edita
Copiar, cortar y pegar
Excel ofrece opciones avanzadas para estas operaciones básicas:
- Métodos estándar:
- Menú contextual: Clic derecho > Copiar/Cortar/Pegar
- Atajos: Ctrl+C (copiar), Ctrl+X (cortar), Ctrl+V (pegar)
- Cinta: Inicio > Portapapeles
- Opciones especiales de pegado:
- Pegar valores (sin fórmulas)
- Pegar formatos
- Pegar fórmulas
- Transponer (convertir filas en columnas)
Búsqueda y selección avanzada
Para trabajar eficientemente con grandes cantidades de datos, Excel ofrece herramientas avanzadas de búsqueda y selección:
Búsqueda de datos
- Buscar: Ctrl+B o Inicio > Buscar y seleccionar > Buscar
- Ir a: Ctrl+I o Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a
- Ir a una celda específica
- Navegar a tipos especiales de celdas (comentarios, fórmulas, etc.)
- Ir a especial: Inicio > Buscar y seleccionar > Ir a especial
- Celdas en blanco
- Constantes/Fórmulas
- Errores
- Celdas con formato condicional
Técnicas de selección
- Selección de rango: Haz clic y arrastra o Shift+flechas de dirección
- Selección no contigua: Mantén Ctrl mientras seleccionas celdas
- Toda la columna: Clic en la letra de la columna o Ctrl+Espacio
- Toda la fila: Clic en el número de la fila o Shift+Espacio
- Toda la hoja: Ctrl+A o clic en la intersección de filas y columnas
- Celdas con contenido similar: Selecciona una celda y presiona Ctrl+Shift+* (asterisco)
Consejo práctico: El controlador de relleno
El controlador de relleno (cuadrado pequeño en la esquina inferior derecha de una selección) es una poderosa herramienta para rellenar y extender datos en Excel. Puedes usarlo para:
- Continuar series (1,2,3... o Enero, Febrero...)
- Copiar valores y fórmulas a celdas adyacentes
- Con el botón derecho, acceder a opciones especiales de relleno
- Mantener Alt mientras arrastras para rellenar sin patrones
Formato de celdas y operaciones con filas y columnas
2.5 Formato de celdas
El formato de celdas es esencial para mejorar la presentación y legibilidad de los datos en Excel. Un formato adecuado permite destacar información importante, facilitar la interpretación de los datos y crear hojas de cálculo profesionales.
Formatos básicos
Excel ofrece una amplia gama de opciones de formato que se pueden aplicar a celdas individuales o a rangos completos:
Formatos numéricos
Para aplicar formatos numéricos:
- Selecciona la celda o rango
- Haz clic derecho > Formato de celdas > pestaña Número, o
- Usa los botones de formato rápido en la cinta Inicio
Tipos de formato numérico:
- General: Formato predeterminado sin especificaciones
- Número: Con opciones de decimales, separador de miles
- Moneda: Con símbolo monetario y opciones de decimales
- Contabilidad: Similar a moneda pero alinea símbolos
- Fecha/Hora: Múltiples formatos para fechas y horas
- Porcentaje: Multiplica por 100 y muestra el símbolo %
- Fracción: Muestra números como fracciones
- Científico: Notación científica (por ejemplo, 1.00E+10)
Formatos de apariencia
- Fuente: Tipo, tamaño, color, negrita, cursiva, subrayado
- Alineación: Horizontal, vertical, orientación, ajustar texto
- Bordes: Estilo, color y posición de los bordes
- Relleno: Color de fondo de la celda
Formato condicional
El formato condicional es una poderosa herramienta que permite aplicar formatos automáticamente a las celdas cuando se cumplen determinadas condiciones. Es especialmente útil para análisis de datos, destacando tendencias, valores atípicos o umbrales específicos.
Tipos de formato condicional
Para aplicar formato condicional:
- Selecciona las celdas a las que quieres aplicar el formato
- Ve a Inicio > Formato condicional
- Elige una de las siguientes opciones:
- Resaltar reglas de celdas: Mayor que, menor que, entre valores, texto específico
- Reglas superiores/inferiores: Top/Bottom 10 valores, por encima/debajo del promedio
- Escalas de color: Gradientes de 2 o 3 colores basados en el valor
- Conjuntos de iconos: Añade iconos visuales basados en el valor
- Barras de datos: Muestra barras de longitud proporcional al valor
Estilos y autoformatos
Excel proporciona herramientas de formato rápido para aplicar estilos predefinidos y coherentes a conjuntos de datos:
Formato como tabla
El formato de tabla añade:
- Encabezados con filtros automáticos
- Formato alternado de filas
- Bordes y colores consistentes
Para aplicar:
- Selecciona cualquier celda dentro de tus datos
- Ve a Inicio > Formato como tabla
- Elige un estilo de la galería
Estilos de celda
Los estilos de celda permiten:
- Aplicar formatos predefinidos rápidamente
- Mantener un aspecto coherente en todo el libro
- Crear estilos personalizados reutilizables
Para aplicar estilos:
- Selecciona las celdas
- Ve a Inicio > Estilos > Estilos de celda
2.6 Operaciones con filas y columnas
La manipulación eficiente de filas y columnas es fundamental para organizar datos en Excel. Estas operaciones permiten estructurar la información de manera lógica y facilitar su lectura y análisis.
Operaciones con filas
- Insertar filas:
- Clic derecho en el número de fila > Insertar
- Inicio > Insertar > Insertar filas de hoja
- Eliminar filas:
- Clic derecho en el número de fila > Eliminar
- Inicio > Eliminar > Eliminar filas de hoja
- Altura de fila: Clic derecho > Altura de fila
- Ocultar/Mostrar filas: Clic derecho > Ocultar/Mostrar
Operaciones con columnas
- Insertar columnas:
- Clic derecho en la letra de columna > Insertar
- Inicio > Insertar > Insertar columnas de hoja
- Eliminar columnas:
- Clic derecho en la letra de columna > Eliminar
- Inicio > Eliminar > Eliminar columnas de hoja
- Ancho de columna: Clic derecho > Ancho de columna
- Autoajustar: Doble clic en el borde derecho del encabezado
- Ocultar/Mostrar columnas: Clic derecho > Ocultar/Mostrar
Consejo práctico
Para seleccionar múltiples filas o columnas no adyacentes, mantén presionada la tecla Ctrl mientras haces clic en los encabezados correspondientes. Esto te permitirá realizar operaciones como insertar, eliminar o dar formato a varias filas o columnas simultáneamente.
Conclusión
En este tema hemos aprendido las operaciones básicas con hojas de cálculo en Excel, desde la gestión de libros y hojas hasta la introducción y edición de datos, aplicación de formatos y manipulación de filas y columnas.
Estas habilidades constituyen la base para utilizar Excel de manera eficiente y son fundamentales antes de adentrarse en funcionalidades más avanzadas como fórmulas, funciones o análisis de datos.
En el próximo tema profundizaremos en el uso de fórmulas y funciones, que permiten realizar cálculos y procesar datos de forma automática.